Criminal Background Check for Italian Citizenship

Getting an Italian Citizenship may require an entire set of properly prepared and authenticated documents. Among those documents is the Criminal History Background Check. The reason we wanted to focus on the subject is that when it comes to Italy the requirements are a little stricter than it may be for other countries.

First of all, an applicant will have to obtain the Background Check from Federal Bureau of Investigations (FBI) which will cover all US States. The process of getting the CBC from FBI is pretty straightforward, however, it is still a time consuming processes. Fortunately, there are several ways to expedite the processes by employing services of the Official FBI channeler. Although this will not be an instant result, the processing time may be reduced significantly.

In addition to the FBI Criminal Record Check, the applicant will have to produce a Background Check from a law enforcement agency from each state of known residency. For instance, if a person lived in Pennsylvania, Vermont and Florida, then in addition to the FBI CBC the applicant will need a Criminal History Record Check from Pennsylvania, Vermont and Florida.

Most importantly, all the documents should be properly issued in order to be eligible for an apostille, before the said Background Checks may be presented to the foreign authorities.

More information about State and National Background Checks is available here.

Posted in Authentication, Documents | Tagged , , , , , | Comments Off

Applying for a Foreign Driver License

Getting a Driver License in a foreign country may be a complicated process. However, having all documents in order before hand, sure will make the process a bit more bearable. Driver Licenses in the United States are issued on state level by the Motor Vehicle Administration, also known as Department of Motor Vehicles of the state of your residence.  Many foreign countries require solid evidence of possession of the valid US Driver License from the applicants. Unfortunately, an original Driver License or a copy thereof is never sufficient.

What may be used as proof of possession of a valid US Driver License?

Well there are two known options which may, or may NOT work, depending on the country where one intends to apply for a Driver License.

(i) Firstly, there is a photocopy of the original document duly apostilled or attested by the embassy of the target country. To get a photocopy simply follow these steps:

STEP 1: Make a copy of your valid Driver License

STEP 2: On that copy make a statement:

Hereby I, <your full name as it appears in the document>, attest that this is a true and correct copy of my <state> Driver License #<number>

<TIP> In some states the Notary Public may compare the document and a copy and make such statement, so you might want to check beforehand if your state allows notaries to do it. If such copy validations are allowed in your state, then you do not need to make the statement, the notary will make it for you.

STEP 3: Take the copy to a local notary public, sign the document in front of the notary and have your signature notarized.

STEP 4: Send the document to be apostilled or attested by the Embassy of the target country.

(ii) Another option is to obtain a Certified Driver Abstract or Certified Driver Record. The document may be called differently in different states, however, the purpose is always the same. Such Certified Driver information is issued by the MVA/DMV of your state and contains basic information about the Driver, including the fact that they possess a valid Driver License in the said state. Driver Abstract or Driver Record must be Certified in order to be eligible for apostille or attestation by the Embassy.

Certified Driving Record Abstract

Which document should I use, Certified Driver Abstract or a Copy of my DL?

That depends on the requirements of the authorities of the foreign country where the

application is being made. Some countries may accept either one, while others have set strict requirement for one or the other.

Do I need to surrender my US driver license to foreign authorities?

Some countries, do require that you surrender your US Driver License to them in order to be eligible for that country’s Driver License. However, such practice in not common.

Posted in Documents | Tagged , , , , , | Comments Off

Background Check for South Korea

What kind of Background Check is acceptable for use in South Korea?

In the past any type of Criminal Background Check, with an apostille, was perfectly acceptable for use in South Korea. Applicant could obtain such background checks from local or state law enforcement agency with ease and have the document apostilled. Unfortunately, such records are no longer deemed adequate for work or visa purposes in South Korea.

The most current requirement states that all Criminal History reports must be obtained from the Federal Bureau of Investigations and apostilled accordingly. The only issue is that such background checks take much longer to obtain, especially when the applicant is already abroad.

Who can assist with getting an FBI Background Check?

Fortunately, there are plenty of options available when it comes to retrieval of background checks from FBI. First of all, there may be family and friends who will be willing to obtain the document, provided they have all proper authorizations from the applicant. There are third party service providers who may assist with the retrieval for a set fee. And lastly there are channelers who may facilitate expedited retrieval for a fee. A list of FBI approved channelers is provided on the FBI website and can be accessed free of charge. Regardless of which method you use to obtain the record, finger print submission is a must.

Does FBI issue apostille for Background Check?

No, they do not. Apostille is issued by the United States Department of State for all documents issued by the US Federal agencies, such as FBI. To be eligible for an apostille, it is crucial that the background check from the FBI contains all required signatures, names and titles of the official signing the document. Without such information the document may not be eligible for an apostille.

FBI Criminal Background Check

Certified FBI Criminal Background Check

Is there a way to ensure that FBI Background Check is eligible for apostille?

When making the request is important to indicate that the document is requested specifically for an apostille and must be certified.

Posted in Documents | Tagged , , | Comments Off

Validity of Certificate of Good standing

Corporate status certificates, which include Certificates of Status, Certificates of Fact and Certificates of Good standing, all have validity date. Although this is not expressly stated on the document, this is true when dealing with both local and international authorities.

Due to the fact that the sole purpose of the Certificate of Good standing is to establish the status and existence of the legal entity on the moment of said certification, over the period of time such status may change. For instance, several months after obtaining the Certificate of Status the entity may file for dissolution and therefore the aforementioned certificate is no longer valid by default.

As the result many authorities set specific timeframes for the validity of Certificates of Good standing. In the United States, such certificates are generally valid for a period of six months after issue date. In foreign jurisdictions this timeframe may vary from 30 calendar days up to six months.

Thus, it is strongly advised that one confirm beforehand with the target authorities the said validity period of Certificates of Good standing in order to avoid any unnecessary delays and unforeseen expenses associated with reordering the status certificates and getting them authenticated for foreign use.

There are several types of status certificates in the United States which may be used for international purposes:  (a) Short Form Certificates of Good standing and (b) Long Form Certificates of Good standing. Unfortunately, several states may also issue Certificates Not in Good standing. Such certificates should not be presented to foreign authorities, as all that they will show is that the entity failed to maintain it status in good standing and / or may have been already dissolved. Of course, if you are planning to close your Branch or Representative Office, or dissolve the subsidiary in a foreign country the Certificate No in Good standing may be used to show that the entity cease to exist.

Posted in Documents | Tagged , , , | Comments Off

Changes to Texas Apostille

The changes in the appearance of the Texas apostille and Texas Authentication Certificate come to life with an effort of unification of the general look of the certificates issued by the Office of Texas Secretary of State.  Apostille and Authentication Certificates in the Sate of Texas will no longer be issued with a gold seal, instead Texas Apostille and Texas Authentication Certificates will feature a black and white seal.

Notice about the change concerning apostille and authentication certificates in Texas, was posted on the TX SOS website with the starting date stated as “Effective immediately”.

Other than that, the apostille looks exactly the same as it did before the change. In fact if you have only dealt with Texas apostille only a couple of times, it is very likely that you will not even notice the difference.

Posted in Uncategorized | Comments Off

Getting documents apostilled

Today we will look on some none-standard documents which one may need to have apostilled. For instance, many of our clients require documents which prove their residency in the United States; however, such documents have nothing to do with the tax residency. Others many need letters from their doctors or employers, as well a number of other miscellaneous papers which are not issued by any official government agency. All such documents are eligible for an apostille, however, they may need special preparation. The above referenced documents all can be categorized as letters. Such documents may only be eligible for an apostille if properly notarized.

For instance, one has a letter from a doctor addressed to foreign authorities that an individual in question has been seen by the doctor and is considered healthy and eligible for travel. In this case the signature of the doctor must be notarized directly in order to be accepted for an apostille.

Other documents, such as a copy of the driver license or a copy of a lease agreement, which may be used to show residency, must be notarized through an affidavit of the document custodian. Since States do not maintain any official residency registration, i.e you do not have to register with local authorities when you move into town or new apartment like in a number of foreign countries, the aforementioned documents are widely accepted as proof of residency by a number of foreign authorities. To get an apostille for the said documents, the custodian needs to make an affidavit attesting to the document being the true, correct and complete copy of the original document in ones possession. In some states, like District of Colombia, a notary may compare copy to the original and notarize a copy without the affidavit, but for the most states where notary is not allowed to do so, the signature of the document custodian on affidavit must be notarized in order for the document to be eligible for an apostille.

TIP: It is important that the notary performs the notarization properly in accordance to notary rules where the said notary is commissioned. For instance, in California, the use of acknowledgement is a must in order for document to be apostilled.

The affidavit of the custodian is a rather simple letter in which can be drafted easily.

TIP: offers a free document review services, which can be used to your advantage even if you plan to get an apostille on your own. Simply scan and e-mail us a copy of the document, asking for review and our specialists will let you know if the document is ready for an apostille or advise which additional steps may be required. Alternatively, you may fill out our online application form to order free review or the apostille here.

Posted in Authentication | Tagged , , , , | Comments Off

Apostille in the USA

This gallery contains 79 photos.

Many wonder what does an apostille look like throughout the United States. So we have decided to post a small gallery of apostille samples from different states for you to look at. We’ve assembled almost all apostille samples, the ones … Continue reading

More Galleries | Comments Off

Дважды платит не скупой, а не имеющий Формы 6166

Б.Г. (Атланта) У моей компании есть филиал на Украине. В прошлом году, когда наступило время уплаты налогов, меня попросили предоставить подтверждение, что моя компания платит налоги в США. Это время я вспоминаю как кошмарный сон. Куда я только не обращался. Сначала мне посоветовали предоставить свидетельство о действительном статусе компании. На Украине сказали, что этот документ не подходит – в нем нет налогового номера. Затем я послал на Украину копию письма из Службы внутренних доходов о присвоении налогового номера, которое получил в самом начале деятельности. Однако, опять налоговые органы Украины это письмо не удовлетворило, потому что в нем, во-первых, не указано, что в налоговых целях моя компания рассматривается как резидент США, а во-вторых, это письмо было выдано несколько лет назад. Моей третьей попыткой было письмо из бухгалтерской фирмы – и опять не приняли. В результате пришлось платить налоги по полной программе. В этом году хочу подготовиться заранее. Существует ли такой официальный документ, в котором была бы вся информация?  

Да, существует. Это Форма 6166, которая выдается Филадельфийским сервисным центром Службы внутренних доходов США.

Прежде, чем описать подробно эту форму, объясним, почему на Украине, да, собственно и во всех других странах, Форме 6166 отдается предпочтение и уже почти нигде не принимают другие документы, которые спокойно принимали раньше.

Свидетельство о действительном статусе компании, которое Вы,  отправили сначала, – это официальный документ, который подтверждает юридический статус Вашей компании, но, к сожалению, не имеет никакого отношения к налоговому статусу. В этом документе говорится, что компания на сегодняшний день является действительным юридическим лицом, что она не подала заявления о своем расформировании или ликвидации. Вот и все. Существует десятки тысяч компаний, которые зарегистрированы в США, поддерживают свой юридический статус, платят франшизные налоги, но не ведут здесь хозяйственной деятельности, не имеют налогового номера и счета в банке. Поэтому совершенно правильно, что этот документ налоговыми органами Украины принят не был.

Копия письма из Службы внутренних доходов о присвоении налогового номера (ИНН – идентификационного номера налогоплательщика) несколько больше отвечает поставленной цели. Раньше этот документ принимали, теперь, скажем так, не везде. Почему его перестали принимать? Объяснение простое. Такое письмо выдается в начале деятельности компании. Теоретически компания может быть давно ликвидирована, а копия письма все еще существует.

Ваша третья попытка, по сравнению со второй – это шаг назад. Документ должен быть выдан официальным налоговым органом, никак не частной бухгалтерской, аудиторской или адвокатской фирмой.

США имеют договоры об избежании двойного налогообложения со многими странами. С Украиной такой договор (конвенция) был подписан в 2000 году, с Россией – еще в 1972 году. Однако свое право пользоваться льготами, предоставляемыми этими договорами, необходимо подтвердить настоящими официальными документами.

Еще в январе 2001 был проведен Круглый стол по вопросам Конвенции между Украиной и США об избежании двойного налогообложения. Круглый стол был организован Министерством Юстиции Украины, Государственной налоговой администрацией Украины, Высшим арбитражным судом Украины та Посольством США в Украине. Несколько позже, в своем комментарии Международная служба ГНА Украины писала: «Форма 6166, которая выдается Филадельфийским сервисным центром, являющимся структурным подразделением Службы внутренних доходов США,…. является единой формой подтверждения права лица (резидента США) на льготы, предусмотренные Конвенцией. Все остальные документы, а именно выписка из торгового, банковского, государственного реестра предприятий, свидетельств аудиторских компаний о резидентном статусе лица и т.д. не дают право на применение положений Конвенции.»

Что же это за форма 6166 и что в ней говорится? Это очень короткое письмо на официальном бланке Службы внутренних доходов, которое в переводе на русский язык звучит следующим образом: «Название компании: такое-то. Налоговый номер: такой-то. Налоговый год: 2002. Настоящим подтверждаем, что указанная выше корпорация является корпорацией США и в налоговых целях рассматривается как корпорация-резидент Соединенных Штатов Америки. Подпись. Дата.» Официально. Коротко. По существу.

Предупреждение: как и все документы, поступающие на территорию Украины, Форма 6166 должна быть легализована через апостиль и переведена на украинский язык.

Posted in Russian | Tagged , , , , , | Comments Off

Восстановление документов

Л.Р. (Бруклин): В 2001 году я окончила институт в Москве. Диплом об окончании у меня есть, а выписка с оценками и часами давно потерялась. Сейчас хочу пойти учиться дальше, но куда бы я не обращалась, везде требуется академическая справка. Я позвонила по нескольким объявлениям, в которых рекламируется «восстановление документов». В одном месте мне пообещали через два дня выдать оригинальную выписку с оригинальной печатью. Для этого я должна была от руки написать, какие предметы я изучала и какие оценки получила. Разве такое может быть? Объясните, пожалуйста, что такое «восстановление документов»?

Д.Т. (Вашингтон): В процессе переезда на новую квартиру я потерял свое свидетельство о рождении. Можно ли как-нибудь его восстановить?


Утерянные документы – дело самое обычное. Крайне редко случается, чтобы человек никогда ничего не терял. Мы теряем водительские права, кредитные карточки, свидетельства о рождении, браке, разводе, паспорта. Если документы были выданы в США – ситуация не кажется такой страшной. Действительно, права можно элементарно восстановить в Department of Motor Vehicle, свидетельства о рождении и браке запросить в Департаменте здравоохранения, о разводе – в суде, паспорт – в паспортном агентстве. Система достаточно несложная, и все под рукой.

Потеря документов, выданных давно и в другой стране, вызывает почти панику.

Если говорить об отношении владельцев к утерянным документам, то в нашей практике мы встречали три типа людей.

Первый тип – самый распространенный. Если документа больше нет, надо без него как-нибудь обойтись. Потерян диплом – можно дальше не учиться и работать там, где подтверждать образование не требуется. Свидетельство о рождении? Не стоит волноваться, ведь в других документах есть дата рождения. Свидетельство о браке и разводе? Можно нигде не упоминать, что этот брак вообще был.

Второй тип – это люди, которые считают, что документы надо восстановить любой ценой и положить на место. Но что такое «восстановить любой ценой»? Купить «оригинальную выписку с оригинальной печатью», которая изготавливается всего два дня? Можно ли это назвать восстановлением? Ваша ли это будет выписка и совпадет ли она действительно с тем, что хранится в архивах вашего института?

Нужно сказать, что сейчас многие учебные заведения и официальные организации США серьезно проверяют документы, посылают запросы в институты и университеты, в суды и ЗАГСы и все чаще и чаще получают ответы.

Третий тип «потерявших» поступает, наверно, самым правильным, хотя и не очень эффективным образом. Эти люди пишут письма – одно за другим – в свои институты, ЗАГСы, архивы, и в конечном итоге (не все, конечно, и не сразу) получают архивные справки или дубликаты своих документов.

Архивное дело в России, на Украине, да, собственно, во всех странах СНГ, поставлено прочно и четко. Каждое учебное заведение, каждый отдел актов гражданского состояния, каждый суд имеет свои архивы, из которых, при желании можно запросить официальную архивную справку, архивную копию или архивную выписку. Чем они отличаются?

Архивная справка – это официальное, имеющее юридическую силу письменное сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов, в которых эти сведения содержатся.

Архивная копия – это дословное воспроизведение путем копирования полного текста документа, официально заверенное организацией, в архиве которой хранится данный документ.

Архивная выписка – это дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное организацией.

Архивные справки, копии, выписки, при условии, что они легализованы (самый лучший вариант, если они заверены апостилями), равнозначны оригинальным документам.

Если вы потеряли документы, запросить архивные справки, безусловно, можно и нужно, и самое главное – это единственный правильный путь восстановления документов.

Наша компания успешно запрашивает документы и архивные справки почти из всех стран мира. Занимаясь этой деятельностью много лет, мы неоднократно сталкивались со случаями, когда неправильное «восстановление документов» имело крайне неприятные последствия, а иногда и ломало судьбы людям.

Posted in Russian | Comments Off

Апостиль с бантиком

А.В. «У меня есть представительство в Санкт-Петербурге, которое уже лет шесть успешно работает. Пришло время очередной раз перерегистрироваться. Как и в прошлый раз сделал копии Свидетельства об учреждении (моя корпорация была зарегистрирована в 2002 году), резолюции, где говорится, что я директор (тоже от 2002 года), справки, что я имею право вести бизнес в США (мой бизнес-сертификат), сверху налепил Апостиль. К моему величайшему удивлению документы не приняли. Говорят, что «не прошито ленточкой». Куда только не обращался: к нотариусу, в суд, в Департамент штата – нигде не прошивают. Где можно прошить документы ленточкой?

Действительно, прошивка документов в нотариальной практике в США не принята. Документы не прошивают вообще, ни ленточками, ни ниточками, ни бантиками. Почему? Наверно, потому, что американцам просто в голову не приходит подделывать документы, вставляя в них лишние страницы или заменяя одну страницу на другую А может, кому-то и приходит, но число таких случаев настолько незначительно… Кроме того, любой документ, из скольких страниц он бы не состоял, можно легко проверить, особенно, если документ выдан официальной организацией.

Самый простой пример: Свидетельство об учреждении корпорации. Предположим, Вы решили вписать в него то, чего там нет и никогда не было, например, изменить дату учреждения (Ведь приятно сказать, что Ваша корпорация вместо двух месяцев существует уже двадцать лет). При желании тот, кому вы этот документ предъявите, может запросить копию  в Департаменте штата и потом сравнить полученное с тем, что вы дали. Подделка выявляется элементарно.

В России, очевидно, «умельцев» всегда было столько, что документы объемом больше одной страницы всегда прошивались, а для верности еще скреплялись печатью «Прошито и пронумеровано …. страниц». Мы с удовольствием «прошьем Ваши документы ленточкой», но, нужно сказать, что Вас это не спасет – документы ваши не примут все равно. Потому что важно не КАК прошито (ленточкой, ниточкой или бантиком), а ЧТО прошито.

Позвольте дать несколько советов тем, кто предоставляет документы в Россию.

Во-первых, несколько документов, а тем более, документы разных компаний (а Ваша корпорации и Вы как индивидуальный предприниматель – это две разные компании) не могут быть прошиты вместе. Для аналогии представьте пакет прошитый российским нотариусом, на штампе которого говорится: «Я, нотариус такой-то подтверждаю, что данный документ, состоящий из Свидетельства о рождении г-на Иванова и письма из Центрального банка России, всего 2 страницы….» Да его моментально лишат лицензии. А вы хотите, чтобы в Регистрационной палате, где сидят специалисты, аналогичный документ приняли.

Во-вторых, абсолютно недопустимо «лепить» один Апостиль на несколько документов. Вообще, к Апостилю надо относиться с уважением. Что ни говори, а это ОФИЦИАЛЬНАЯ ПЕЧАТЬ, предусмотренная МЕЖДУНАРОДНОЙ конвенцией. По чьей-то, прямо скажем, недальновидности, в США апостиль имеет форму отдельного листа, а не штампа (как например в России.) В России по определению невозможно поставить один штамп на несколько документов, а в США, пожалуйста – можно «налепить» апостиль на что угодно, хоть на собрание сочинений. Потому что, опять же, не приходит в голову американцам, что можно «химичить» с официальными печатями.

И наконец, сами документы (прошитые ленточкой, а вернее ленточками) должны быть свежими, т.е. должны подтверждать, что в 2013 г. Ваша корпорация существует (является юридическим лицом) и что в 2013 году Вы в этой корпорации являетесь директором. Судите сами: с 2002 года корпорация могла десять раз обанкротиться или закрыться, а Вас могли не переизбрать директором уже в 2003 году (почитайте свой устав. Там, наверняка написано, что директора переизбираются ежегодно).

А в остальном – конечно, приходите. Мы с удовольствием «прошьем ленточкой» Ваш пакет документов. И будет у вас апостиль и «сбоку бантик».

Posted in Russian | Tagged , , , , , , | Comments Off